Как Hate автоматизировало рутинные процессы работы с командой и что из этого получилось

В 2017 году команда единомышленников запустила новое агентство — Hate Agency . Тогда в компании не задумывались об HR-процессах, она была небольшой, управлять внутренними процессами было довольно просто. Но с каждым годом штат рос, структура агентства усложнялась, и в какой-то момент трудоустроены были 100 человек, за год было нанято 45% новых сотрудников, проведена реструктуризация отделов, а вся команда работала в гибридном формате.

Агентству важно было структурировать все должности, разработать удобный и простой онбординг, а главное — обеспечить простую коммуникацию между удалённой и офисной командой, новичками и «старенькими» сотрудниками, создав единое инфополе для всех. Одной из идей было создание чат-бота для структуризации и автоматизации внутренних процессов.

Требования к чат-боту были довольно простыми, он должен был помочь команде ориентироваться в структуре агентства, а бэк-офису (HR-отделу, финансам, бухгалтерии) и руководителям подразделений — автоматизировать регулярные процессы.

Найм, грейдинг и отпуска

В начале года руководители отделов формируют план по включению в работу сотрудников на разные позиции с указанием зарплатной вилки, который далее будет согласовываться с руководством, и после этого подают в HR-отдел.

Таким же образом реализуется план повышений в должностях и зарплатах: хэд отдела формирует список и сроки, а бот напоминает об этих повышениях за месяц и за две недели до назначенного времени. Инициатору повышения нужно лишь подтвердить действие и бот проинформирует всех участников процесса: самого сотрудника, бухгалтерию, отдел кадров и руководителя.

Когда в команду приходит новый человек, то его руководитель заносит данные в чат-бот, после чего их получает HR-менеджер — и начинает готовить рабочее место и трудовой договор, данные принимает бухгалтерия для начисления выплат. Отсюда же о выходе нового сотрудника узнают коллеги.

Также происходит и с увольнением: руководитель отдела выбирает сотрудника, дальше бухгалтерия и HR-отдел оформляют документы и расчёт, а команда узнает об уходе коллеги.

Чат-бот помогает HR-отделу, руководителям отделов и самим сотрудникам следить за отпусками. Каждый в агентстве видит количество неиспользованных дней отдыха и может в два клика подать заявление на отпуск. Руководителей и HR-отдел бот предупреждает, если у кого-то в команде накопилось от 14 до 28 дней, и раз в месяц отправляет пуш-уведомления. Если у сотрудника доступно от 28 до 40 дней, пуш приходит два раза в месяц, если больше 40 — четыре раза, а руководители видят, что кто-то слишком любит работать и игнорирует возможность отдыха, и тогда уже топ-команда подключается к процессу и обсуждает ближайшую возможность взять отпуск.

Распредёленная команда

Для того чтобы в большой распределённой команде было легко узнавать новых коллег или находить их контакты для связи, бот автоматически генерирует карточку каждого сотрудника. В профиле коллег можно найти контактные данные, должность, узнать срок работы в отделе и понять, к кому по каким вопросам обращаться.

Новый подход к структуризации команды нужен был для замены Notion, который использовали раньше. Руководителям отделов или HR-специалистам приходилось самостоятельно добавлять каждого нового человека, который выходит в агентство или удалять уволившихся сотрудников. Ручной подход отнимал много времени и путал команду. Теперь же, как только новый человек добавляется в бота, он сразу попадает в эту структуру на нужное место и добавляется в необходимые рабочие чаты. Если человек увольняется, то система в последний рабочий день самостоятельно удаляет его из всех рабочих чатов. Бот также отслеживает прохождение испытательного срока и информирует об этом руководителя, после чего команда собирается вместе, поздравляет сотрудника и дарит велкам-пак.

Также в агентстве разработали геймификацию для сотрудников. Все имеют свой «уровень» в агентстве. Например, Елизавета Ющук, исполнительной директор, сейчас «Президент», а только устроившийся сотрудник будет «Новым хэйт Источник: www.sostav.ru